Todo negocio, sea grande o pequeño, debe registrar sus operaciones y transacciones financieras. Las ventas son una actividad recurrente de los comercios, los cuales generan una factura por cada acción completada.
Por otro lado, los ingresos son fundamentales para la salud financiera de las empresas: representan la liquidez de las entidades, ganan importancia a la hora de tomar decisiones y demuestran la capacidad operativa de los negocios comerciales.
Entonces, ¿cómo podemos saber todos estos datos? Sencillo, mediante la contabilización de las facturas. Por cada venta generada, es necesario contabilizar las facturas. Esto no solo es exigido por la ley, también es una forma de mantener controladas las transacciones de la empresa.
En tal sentido, si deseas aprender a contabilizar las facturas, tanto manual como automáticamente, te recomendamos que nos acompañes. Esta guía para principiantes te sacará de más de un apuro, sobre todo si no sabes cómo tratar facturas como la de Emdupar, las cuales puedes aprender a bajar en factureando.pro/como-bajar-la-factura-emdupar/.
Asiento contable de una factura
Primero que nada, antes de contabilizar las facturas, hay que aprender los fundamentos contables de la operación. Ya que muchas personas realizan el proceso, pero no entienden la naturaleza del mismo. Luego, cuando se encuentran con un problema, no saben cómo solucionarlo.
En teoría, un asiento es la ‘traducción’ contable de los movimientos o las operaciones hechas en la empresa y que afecta directamente los estados financieros de la entidad. Sin los asientos no podríamos conocer los valores percibidos en los balances o informes.
En el caso de la venta, los asientos contables son sencillos y no envuelven una ciencia extraña. Solo necesitamos conocer los siguientes elementos: la base imponible –que es el monto al que corresponde el movimiento–, el tipo de transacción –si es a contado o a crédito– y la cuota tributaria aplicada a la venta realizada –es decir, el IVA–.
Con esa información podemos hacer nuestro asiento de venta: primero nos enfocamos en la cuenta a debitar –que podría ser ‘caja’ si es a contado y ‘cuentas por cobrar’ si es a crédito– y luego las cuentas a acreditar que son ‘venta’ y ‘débito fiscal’.
Cómo contabilizar las facturas
Hoy en día no suele llevarse libros contables en físico –excepto como registro obligatorio–, sino que se usa un programa que facilita las operaciones de los contadores. Si trabajas en una empresa con un programa de gestión administrativa, aquí te explicamos qué es lo que tienes que hacer para contabilizar las facturas:
Primero que nada, debes ser capaz de identificar la siguiente información en las facturas: la fecha en que se realizó la venta, el nombre del cliente al que corresponde el movimiento, la base imponible, la cuota tributaria y la descripción del movimiento.
Una vez que tengas ubicada esa información, lo siguiente es abrir el programa administrativo, dirigirse al módulo de contabilidad y abrir la pestaña de facturación. Dependiendo del programa, te aparecerán las casillas para completar los datos de la factura.
Posteriormente, debes colocar el nombre del cliente, suministrar la razón social –que puede ser el DNI–, indicar la base imponible –que es el costo del servicio o de la venta– y calcular la base imponible –habrá programas que lo harán automáticamente.
Además, tienes que estar atento o atenta al tipo de cuenta –como explicamos, si se trata de caja por ser a contado o cuenta por cobrar si se trata de venta a crédito– y el tipo de cuota tributaria –hay diferentes tipos de IVA’s de acuerdo a la naturaleza de la transacción–.
